Как открыть кадровое агентство с нуля?

Всем привет! На связи Игорь Дзюба. Сегодня мы открываем серию подкастов с Яной Улыбиной. В этом подкасте она поделится личным опытом: от первых ошибок и страхов до построения системы, команды и масштабирования агентства по подбору персонала. Узнайте, как избежать подводных камней, выстроить процессы и эффективно находить клиентов

В этом интервью:

Это был не первый мой проект. Я работала в найме, начинала с менеджера, потом была управленцем. На этапе работы управленцем я поняла, что всегда соревновалась с собственниками бизнесов. Я хотела, чтобы они услышали мое мнение. Но они не всегда прислушивались ко мне.

Конечно, мне это не нравилось.

И часто я просто покидала компанию по этой причине. А потом я приняла тот факт, что это их бизнес. И что люди и сами собственники работают в нем так, как они этого хотят

И если у меня другое мнение, значит я должна открыть что-то свое

Я начала думать в этом направлении и решила запустить свой собственный бизнес. Первый проект не был связан с подбором персонала.

Я быстро открыла ИП и.... Ушла в минус)

После этого решила, что никаких больше бизнесов и устроилась в компанию, которая занималась подбором персонала. Мне очень понравилась структура, подача, как происходит оценка кандидатов

И в принципе мне всегда нравилось общение с людьми. И я подумала, что было бы здорово общаться и зарабатывать деньги за это) Ведь я итак это всегда делала, только бесплатно. Поняла, что хочу попробовать себя в подборе

На самом деле страхов и сомнений было много.

В найме ты знаешь: 25-го или 30-го числа придет зарплата. А в бизнесе непонятно, откуда взять клиентов, как себя продавать, получится ли вообще.

Страшно было.

Но вообще мой девиз по жизни - это вера в себя. Всегда!

Я всегда шла наперекор. Даже если мне никто не верил. Мной всегда двигала внутренняя мотивация и интерес - я там еще не была, хочу попробовать. Ну и конечно я всегда руководствуюсь правилом: если не попробую буду жалеть. Если попробую хотя бы узнаю как это, даже если не получится

А по поводу того, где я нашла силы... Просто я поняла, что это был опыт. И что не надо сразу бежать и открывать ИП

Сначала можно попробовать без оформления. Когда увидишь, что услуга работает, клиенты идут - тогда и регистрируйся.

Я попробовала, первые клиенты пошли. Я открыла самозанятость. Это было удобно: простое налогообложение, минимум бюрократии.

Но потом поняла: есть лимит по доходу. Я не хочу себя ограничивать. Да и новые клиенты все чаще говорили: «Мы работаем только с ИП».

Это был знак) Вот тогда и оформила ИП.

На самом деле в первую очередь я начала создавать систему. И когда система уже работает, тогда ты приводишь людей для работы в этой системе

Потому что если у тебя хаос в организации или бизнес-процессах, ничего хорошего из этого не выходит. Даже увеличить число заказов самостоятельно будет трудно.

Не говоря уже о команде.
Если начать формировать ее сразу, без системы, то ты получишь постоянную текучку, это постоянные конфликты.

У меня раньше были такие проекты, куда я приходила, и у них документация в коробке просто так на полу лежала. Не было даже папок элементарно.

Нередко я слышала, как собственник, что строил тот бизнес в хаосе, говорил "Мне нужен примерно вот такой процесс. Давайте найдём человека, пусть он это делает. То есть у него не было там задачи определённой, не было регламентов, не было инструкций.

И когда человек приходил, он даже не понимал, а что надо делать-то вообще. И ему этот собственник отвечал "Если бы я сам знал, что нужно делать, я бы деньги себе оставил и сам это сделал".

Странно... Но как есть

Мне очень нравится фильм "Основатель". Они перед тем, как открыть первое кафе рисовали, как они все будут делать. Создавали бизнес-модель и рассчитывали поминутно, где, что и как у них будет перемещается. И только потом уже на эту бизнес-модель они приглашали людей

Поэтому первоочередным для меня было построение системы.

И вообще у меня подход такой, что сначала я пропускаю все процессы через себя, чтобы мне было понятно, как все работает.

И если ко мне приходит работать сотрудник, то он всегда может задать вопрос или получить понятную инструкцию. Я понимаю о чем речь, могу скорректировать и донести так, чтобы этот человек понял

Это точка А и точка Б. Та самая дорожная карта клиента, где прописан подробно каждый шаг: как нас находит, как к нам приходит и остальные касания до того момента, как мы закрыли заказ

Все эти этапы прописаны в базе знаний и оцифрованы в сервисах, например CRM. За каждым этапом закреплен ответственный с четкой инструкцией, как действовать на этом этапе

И все эти этапы я конечно предварительно прошла сама. Была менеджером по продажам, рекрутером, бухгалтером и тд. И только потом передала команде в виде понятных инструкций

Я это осознала, когда начала работать с 7 утра до 10 вечера за компьютером. Поняла, что я больше так не могу и не хочу.

Нужно уметь работать. Но нужно и уметь отдыхать, уметь делегировать.

Кроме того клиентов становилось больше. Приходили новые в основном по сарафанке. И оставались постоянные клиенты, с которыми мы сотрудничаем уже по несколько лет

Так к отсутствию отдыха добавилась многозадачность... Когда ты одна выполняешь сразу несколько ролей - менеджер по продажам, рекрутер и тд - то сложно переключаться быстро из одной роли в другую. И в какой-то момент ни в одной из ролей ты больше не эффективен

В такой момент ты понимаешь, что нужна команда

У всех по-разному. Мне кажется, зависит от основателя

У кого-то один сотрудник является и продажником, и рекрутером. У меня, например, это разделено. Если это менеджер по продажам, то он продает. А если рекрутер, то занимается рекрутингом

Но обязательно должен быть помощник, которому можно делегировать рутинные задачи.

Обязательно должен быть бухгалтер, который занимается документами.

Также руководитель подбора и сами рекрутеры, которые ведут вакансии

И безусловно необходим юрист.

Затем ты просто идешь в масштаб, разделяешь департаменты, расширяешь их. На этом этапе уже подключаются специалисты маркетинга и рекламы

Помощник. Ключевая задача, когда ты один и у тебя очень много операционной деятельности - разгрузиться, делегировать текучку. И как раз ассистенту ты можешь эти задачи передать

Для меня самое главное:

В начале пути я задавалась вопросом снимать офис или работать удаленно. Потом я подумала, а зачем мне офис? Это лишние расходы на аренду, на то, что я должна предоставить рабочее место, закупить компьютеры, столы, стулья и так далее.

Кроме того у меня уже был опыт контроля удаленно в других проектах. Я поняла, что смогу удаленно контролировать людей, и для меня не обязательно, чтобы они сидели в одном пространстве, я на них смотрела и видела, как кто работает

Таким образом удаленка - это про удобство, снижение расходов, оптимизацию

Когда в команду начали приходить первые люди, много чего было непонятно. У них было много вопросов

Поэтому вначале довольно много времени ушло на то, чтобы создать базу знаний и наполнить ее под каждую должность

Когда ощутила, что система заработала от начала до конца, что делегированы все процессы, всё понятно, всё написано, они могут, то со спокойной совестью начинаешь уделять меньше времени проекту

У нас есть отчетность, есть дашборды, где мы можем посмотреть эффективность каждого

Кроме того есть CRM-система. Для продаж это amoCRM, где мы можем посмотреть звонки, конверсии, продажи, оценить результаты по выручке и выполненным задачам

Также отчетность мы можем посмотреть в CRM для подбора персонала Сберподбор. Там есть воронка рекрутинга, можно увидеть насколько эффективно идет работа с кандидатами

Также видна работа и активность в чатах, где проходят диалоги с клиентами и внутри команды

Такой подход обеспечивает мне прозрачность

Здесь важно понимать, на каком этапе находится кадровое агентство и сколько стоят его услуги

От бюджета напрямую зависит, какие площадки для продвижения ты можешь себе позволить

Например, мы продвигаем сайт - идут входящие заявки. Но основной трафик - это все же холодные звонки.

Плюс звонки по базе текущих клиентов. За 5 лет работы у нас сформировалась достаточно большая база клиентов. Поэтому мы можем работать с повторными заказами

Поэтому сначала нужно определить свой уровень и уровень своих клиентов, а затем выбирать площадку для продвижения. Например, ты стоишь дорого, а заходишь на площадке, где тебя перебивают фрилансеры, которые предлагают услуги намного дешевле. Ты не найдешь там своего клиента. Поэтому нужно подбирать изначально другую площадку, где есть твой клиент

Мы начинали с менеджеров по продажам.
Потому что я сама им была, я полностью знаю как специфику, и я понимаю, какой человек нужен компании.

Затем мы взяли менеджмент. Это управленцы, исполнительные директора. Потому в разных нишах есть и нужен менеджмент.

Затем стали ориентироваться на спрос. Допустим строительная компания зашла к нам на менеджмент. А затем попросила найти прораба.

Так мы начали пробовать даже те должности, которые мы не знали. Мы их изучали, брали на себя больше ответственности.

Если у нас получалось, то это становилось классным кейсом. Плюс мы обязательно брали рекомендательное письмо от этой организации.

И дальше, когда у нас появлялся новый клиент с аналогичным запросом, мы сразу показывали кейс и брали его в работу.

С таким подходом сейчас мы занимаемся почти любой специализацией.

Основной упор на специалистов, управленцев, топ-менеджеров. И сейчас начали работать с IT.

Не занимаемся только медицинским персоналом, домашним и масс подбором

Я думаю, что это зависит от опыта кадрового агентства и от опыта тех рекрутеров, которые работают там.

Потому что не все рекрутеры могут быть вот такими универсалами. Это тоже важно учитывать.

У меня есть те, кто умеет хорошо закрывать прорабов. И в целом все, что связано со строительным направлением. Но если ей, допустим, дать поиск маркетолога, она поплывет

А другая девочка наоборот не любит строительную тему, зато она прекрасно справляется с поиском менеджеров. Но если дать ей поиск прораба, то она в свою очередь поплывет

Таким образом, собственнику надо понять, чего он хочет. Быть универсалом или фокусироваться на определенной нише. И уже под это искать себе команду

С другой стороны, мы раньше не заходили в IT. Ниша казалась сложной. Но все оказалось проще, чем я думала. Мы просто подыскали в команду человека, который занимается IT. Он в этой сфере давно, знает все нюансы и человек прекрасно справляется со своими задачами

Но есть нюанс. Когда к тебе приходит компания, то как правило, у этой компании с вероятность 99% позже будут открываться дополнительные вакансии. Они могут обратиться к тебе. А ты им такой "Неее, мы только менеджерами занимаемся?"

И тогда компания подумает, а зачем нам кадровое агентство, которое
может нам только менеджера закрыть, если на рынке есть другое кадровое агентство, которое может закрыть и менеджера, и управленца, и еще что-то.

Для чего компании намешивать всех этих разных людей? Это же ведь нужно притираться, нужно понимать подходы, как кто работает, за какой период предоставят.

Поэтому многим компаниям выгоднее, на мой взгляд, работать с одним агентством, которое может закрыть все их потребности

Сначала я думала, что стартапы, маленькие компании, которые не могут себе позволить HR, и крупные компании, в которых есть HR, к нам приходить не будут. Но это не так.

Например, большие компании. Для чего большим компаниям кадровое агентство?

Все очень просто!

Допустим, у них есть свои HR. Но зачастую они все перегружены. Почему? Потому что задача компании дать должность HR, дать ему зарплату и определить максимальный объем задач за эту зарплату.

Поэтому эффективность таких сотрудников быстро падает, они все делают долго, без энтузиазма и энергии. И компания понимает, что если срочно возникла какая-то вакансия и они отдадут это своему HR, то все затянется.

А ведь от скорости зависит время, доход компании, качество дальнейшей работы нового сотрудника. Поэтому в данном случае компаниям выгоднее обратиться в кадровое агентство.

А если взять более мелкие компании, где нанять HR будет нецелесообразно, потому что у него не будет объема работы, то тогда возможность поработать с кадровым агентством также становится привлекательной.

Я сам найду, за что я вам буду платить деньги - здесь тоже все просто.

На самом деле, это больше не возражение, а убеждение.

Иногда мы отрабатываем возражение. Иногда говорим "Хорошо, попробуйте" и отпускаем клиента.

Но зачастую они к нам возвращаются через какое-то время.

Давай посмотрим, как это работает на самом деле.

Они идут на Хедхантер, тратят время и деньги на размещение объявления. А очередь из желающих почему-то не выстраивается.

А те, кто вышел на связь, в подавляющем большинстве не приходят на собеседования. Или прособеседовались и сказали, что выйдут на работу, но затем не берут трубку. Или написали резюме, а на деле написанное было ложью.

И когда клиенты понимают, сколько времени они на это потратили вместо того, чтобы потратить на другие управленческие задачи, они говорят, лучше бы мы обратимся в кадровое агентство.

И приходят в работу.

Поэтому по сути идеальный клиент в таком случае - это тот, который уже попробовал найм самостоятельно и у него не получилось.

Хороший вопрос!

Раньше мы работали, можно сказать, со всеми. Когда ты только начинаешь работу, естественно, у тебя каждый клиент – на вес золота.

Но в определенный момент ты понимаешь, что клиенты бывают и проблемными. С такими ты ничего не заработаешь и потратишь только нервы.

Тогда ты начинаешь думать, а как сделать так, чтобы определить этого клиента на начальной стадии, когда вы еще не пошли с ним в работу.

И сейчас появились разные площадки, которые помогают решить эту задачу. Например, мы пользуемся СБИСом. Там есть проверка контрагента.

И у нас есть определенный регламент проверки клиента по определенным фильтрам, на которые мы обращаем внимание.

Например, сколько лет на рынке компания.

Также мы смотрим на такой показатель, как проверка трудовой инспекции. Если у компании очень часто проверки трудовой инспекции, то это может означать, что есть жалобы сотрудников, что им не выплачивают зарплату или обманывают

И еще это переговоры. Когда менеджер общается, то как правило, он понимает, будет ли это сложный клиент или нет. И здесь важна хорошая квалификация клиента, потому что менеджер сам замотивирован во второй части оплаты, так как мы работаем по предоплате 50%. И если он понимает, что клиент не оплатит, допустим, вторую часть, или он отвалится на полпути, то ему не выгодно работать с этим клиентом.

Следующий фильтр - отзывы о компании. Если много плохих отзывов, то мы ее тоже не берем в работу

Самое важное для нас, есть ли суды. Если есть, то, какие и на какую сумму. Если мы, видим, что очень часто сама компания выступает как истец и подает постоянно в суд иски по 5 тысяч, рублей, то мы понимаем - с такой компанией работать точно не будем

Я бы рекомендовала внести определенные правила:

У меня в опыте не было, но очень много кадровых агентств и фрилансеров работают по постоплате. Ты сделал работу и только после этого выставляешь счет. Есть такие клиенты, которые просто не оплачивают.

Был еще случай с коллегой. Сумму гонорара по постоплате предложили больше, чем по предоплате. Она согласилась. В итоге ничего не получила. Потому что в ходе работы выяснилось, что, портрет соискателя составили один, а клиент к окончанию работы сказал, что такой портрет не подходит. И заказ стало невозможно закрыть.

Про софт скиллы. В первую очередь должен быть навык выстраивания коммуникации со своими сотрудниками.

Ты должен понимать людей, которые работает в твоей компании. Их мотивацию, как они вообще живут, что им нравится и так далее.

Потому что сотрудник должен чувствовать себя комфортно в компании, должен иметь желание развиваться.

Часто руководители бывают жесткими, не прислушиваются к сотрудникам. А это очень важно. Обратная связь от твоей команды помогает тебе самому, как руководителю развиваться и развивать свое кадровое агентство.

Если говорить про хард скиллы, это управленческие навыки. Понимание как выстроить систему в агентстве, как управлять, как ставить задачи, как контролировать, как понимать и доносить, куда ты вообще ведешь свою команду. А это вопрос в том числе про ценности и миссию

Яна Улыбина - основатель кадрового агентства, работающего по всей России, рекрутер с многолетним опытом и психолог-консультант.

Её агентство помогает компаниям любого масштаба - от стартапов до крупных организаций - быстро и надёжно закрывать вакансии на позиции среднего и высшего звена.

Агентство специализируется на подборе менеджеров, управленцев и топ-специалистов.

Компания получает: экономию времени и ресурсов, качественных кандидатов, прозрачность процесса и гарантированный результат

Боты-визитки, вебинарные и автовебинарные воронки, закрытые клубы, викторины, марафоны, реферальные программы, ИИ агенты и другое

Интеграция с CRM, сервисами смс, звонков и рассылок, платежными системами

Чат-боты, автоворонки

Создание сайтов

Красивый и грамотный дизайн, адаптация под все устройства, цепляющие тексты, интеграция с чат-ботами и CRM, СЕО оптимизация

Лендинги, многостраничники, интернет-магазины

Оптимизация сайта, подбор семантики, создание SEO-контента, работа с поведенческими факторами и многое другое для вывода вашей компании в ТОП

Стабильный поток клиентов из поиска без постоянных вложений в рекламу

SEO- продвижение

Для экспертов и предпринимателей

Нетворкинг, онлайн и офлайн встречи, классный вайб, развитие и поддержка

Объявления Вавилона

Комьюнити Телеграм

Игорь Дзюба

Дата обновления: 7 августа 2025

Дата публикации: 5 августа 2025

Автор блога:

Любая информация, представленная на данном сайте, носит исключительно информационный характер, не является публичной офертой, определяемой положениями статьи 437 ГК РФ

ИП Дзюба Игорь Николаевич

Поддержка: vavilonsegodnya@yandex.ru

ОГРНИП 324460000042330

ИНН: 463226584641